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哈尔滨科学技术职业学院学生档案管理办法

作者: 来源: 发布时间:2018年10月31日
 

    为规范高等学校档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法,制定本办法。本办法所称的高等学校档案(以下简称高校档案),是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案工作是高等学校重要的基础性工作,学校应当加强管理,将之纳入学校整体发展规划。国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。

    一、学生档案管理工作人员职责

   (一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度;

   (二)将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;

   (三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;

   (四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

   (五)分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。管理办法

   (六)热爱本职工作,认真、细致、公道、正派,坚持原则,不徇私情;

   (七)遵守保密制度,不得擅自将档案带出档案室,不得向外人透漏档案内容,确保档案室安全;

   (八)接收新生档案,配合有关部门做好新生资格审查工作;

   (九)做好学籍变动学生档案的调整和处理;

   (十)及时提供符合规定的档案查阅工作;

   (十一)负责毕业生档案材料的整理、审查、归档和转递工作;

   (十二)积极开展科研工作,逐步实现档案管理科学化和现代化。学院学生档案材料的收集归档,要本着实事求是的原则,着重收集反映学生在校期间的政治思想、品德作风、学识水平等内容的文件材料,并进行规范化管理,使之有效地为国家和社会选拔人才服务,为社会主义现代化建设服务。

    二、档案材料的收集

   (一)新生入学时把档案交给辅导员,由辅导员统一审核本班学生档案,(新生档案内容包括:报考档案袋、普通高校招生考生登记表、普通高校招生体格检查表、普通高中毕业生登记表、考试成绩单)催促未交档案或档案内容不全的学生及时补交档案。

   (二)以分院为单位到学生处领取我院档案袋,以班级为单位建立学生档案,上附学生花名册。

   (三)以分院为单位把按班级整理好的学生档案交到学生处,由学生处统一保管。

   (四)归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确,由承办部门盖章,注明形成材料的时间。

    三、归档材料的主要内容:

   (一)学生入学登记表;

   (二)毕业生登记表;

   (三)入党(团)材料;

   (四)奖学金登记表;

   (五)在校期间奖励、表彰以及惩处决定;

   (六)学年鉴定表;

   (七)新生入学体检表和毕业体检表;

   (八)学生在校期间成绩单;

   (九)参与社会实践活动登记表;

   (十)学生在校期间参加各种社会实践活动获得的实习单位或学院颁发的考评证书及学院证明;

   (十一)毕业生报到证;

   (十二)学生原始档案;

   (十三)体育健康卡;

   (十四)其他可供组织参考的有保存价值的材料;

    四丶归档材料要求

   (一)各类材料归档时须填注学生学号、二级学院、班级,按学号顺序(从小到大)排列,以便分装入档;

   (二)归档材料必须是办理完毕的正确材料。材料应完整、齐全、真实、字迹清楚、对象明确,有承办单位或个人署名,有形成材料的日期;

   (三)归档材料,凡规定由组织审查盖章的,须有印章;须同本人见面的材料(如处分决定或意见等),一般应有本人签字。特殊情况可由组织注明;

   (四)档案材料一般应使用A4规格的办公用纸,材料左边留出2-2.5厘米装订边。文字须是铅印、胶印、油印、针式打印、喷墨打印、激光打印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。

    五、毕业生档案发放

学生毕业时由学院安排专门人员装封学生档案。具体步骤如下:

   (一)以二级学院为单位到学生处领取学生原始档案。

   (二)由辅导员和学生填写学生登记表及毕业生登记表,由辅导员统一到二级学院盖章后装入学生档案。

   (三)毕业生成绩:由各分院自行打印学生成绩单,由教务处审核盖章后装入学生档案。

   (四)装入其它学生在校时的可供参考的有保存价值的材料。

   (五)填写档案袋内容。

   (六)由二级学院将学生报到证底联装入档案,以报到地址为依据填写档案邮寄地点。

   (七)由学生处检查档案内容的完整性后封档盖章统一邮寄。

    、学生档案的保管丶查阅和传递

   (一)档案材料的转递必须通过机要交通或派专人送取,原则上不准自带。

   (二)转出毕业生档案时学院要再次审核,必须保证完整齐全,不得扣留或分批转出。

   (三)转递毕业生档案必须按“学生档案转递通知单”的项目详细登记,严密包封。

   )学生档案属机要文件,由专人负责统一保管;

   )学生管理人员要查阅学生档案材料,必须履行登记手续;其他人员要查阅学生档案材料,须经学生工作处负责人批准后方可查阅;

   )用人单位提取毕业生档案时,须持单位介绍信、身份证或工作证,经学生本人同意后,方可提档;

   )学生毕业离校时,应按照国家的有关政策和规定,办理本人的档案转出手续,并按照“报到证”上的时间和单位要求送达用人单位。逾期没有办理档案转出手续所产生的后果由学生本人负责,学校不承担任何责任。

   )毕业生的档案用专用封条加封后,须由本人(或委托班主任)持有效证件或证明,履行手续后方可提取档案,由学生本人自带送交用人单位。未经学生工作处同意,任何单位、个人不得截留毕业生档案;

   )学生档案提取后要妥善保管,及时送交用人单位人事部门存档,发生丢失、损坏等情况一律不能补办,学校不承担任何责任。

  、档案室要做到:防火、防盗、防潮、防腐。

  、本规定解释权归学生处。